مفهوم ارزیابی فرآیندی :
در اقتصاد جهانی به‌هم‌پیوسته‌ی کنونی، فشار رقابت در بسیاری بازارها، شرکت‌ها را هرچه بیشتر به سمت افزایش بهره‌وری می‌راند. بزرگ‌تر شدن شرکت‌ها یکی از طبیعی‌ترین رویکردهای توسعه است اما شرکت‌های بزرگ به‌آسانی می‌توانند بسیار نابهره‌ورتر از شرکت‌های کوچک شوند. با توجه به حجم عظیم سرمایه‌های اولیه و در گردش این شرکت‌ها، اثر مطلق این کاهش بهره‌وری، چه به لحاظ مالی و چه به لحاظ غیرمالی بسیار زیاد خواهد بود.
در پارادایم (الگوواره) جاری شرکت‌داری، شرکت‌ها چاره‌ای جز رشد ندارند؛ در غیر این صورت زود یا دیر نابود خواهند شد. افزون بر جنبه‌های مالی، پیامدهای بالقوه‌ی بومی، کشوری و بین‌المللی زیست‌محیطی، اجتماعی و سیاسی فعالیت شرکت‌های متوسط و بزرگ می‌توان بسیار بزرگ باشد.
دستیابی شرکت‌های متوسط و بزرگ به بهره‌وری مناسب، علاوه بر داشتن طرح‌های توسعه‌ای و کارآفرینانه‌ی خوب، نیاز به کنترل دقیق عملیات مختلف این شرکت‌ها نیز دارد، در غیر این صورت زیان احتمالی می‌تواند بسیار بزرگ‌تر از سود احتمالی شود. آن‌چه این کار را انجام می‌دهد، طراحی و اجرای فرآیندهای سازمان است.
فلسفه‌ی تشکیل یک سازمان انجام‌دادن کاری است که یک نفر به تنهایی نمی‌تواند انجام دهد. هنگامی‌که بیش از یک فرد، در اجرای کار و فرآیندی دخیل باشند، به‌طور طبیعی هر یک وظیفه‌ی مربوط به خود به یک روش انجام می‌دهد و چه‌بسا می‌کوشد که وظیفه‌ی خود را به بهترین نحو و کاراترین روش انجام شود. اما این روش انجام کار ممکن است سبب شود که فرد دیگر درگیر در فرآیند، به دلیل تداخل کاری با دیگر بخش ها یا عدم انجام کار درست توسط دیگر افراد نتواند کار خود را به بهترین نحو انجام دهد. لازم به تأکید است که چون هدف، انجام کار به روش یکسان و مستقل از سلایق فردی است و این مهم جز از طریق مستند و مکتوب کردن ممکن نمی‌شود، در فضای ادبیات سازمانی، فرآیندهایی که مستند نباشند را نمی‌توان به رسمیت شناخت. به عبارت بهتر تشکیل سازمان با تعریف و تدوین فرایند های سازمانی شروع می شود.
هم‌چنین این ابهام وجود دارد که بهترین نحو انجام کار و تفسیر کارایی چیست؟ اگر «کارایی» را صرف‌کردن کم‌ترین هزینه برای به‌دست‌آوردن بیش‌ترین فایده بدانیم، حداقل دو ابهام پیش می‌آید: صرف‌کردن کم‌ترین هزینه در افق دید کوتاه‌مدت یا بلندمدت؟ و این‌که بیش‌ترین فایده، همیشه مالی نیست و یا این‌که اکثراً به دشواری می‌توان آن را کمّی کرد. نکته‌ی ظریف‌تر این است که چگونه بدانیم کاری را که بهترین نحو انجام می‌دهیم، بهترین کار ممکن است و به بهترین نتیجه منجر می‌شود؟ پاسخ این پرسش‌ها همه در «فرآیند»های سازمان نهفته است؛ این فرآیندهای سازمان هستند که رویه‌ی انجام کارها را یکسان می‌کنند. این فرآیندها هستند که با کاهش دوباره‌کاری‌ها و موازی‌کاری هزینه‌های سازمان را می‌کاهند و امکان پایش و بهبود نقایص موجود در انجام فعالیت ها را در اختیار می گذارند و از این‌ها مهم‌تر، این فرآیندها هستند که اجازه می‌دهند که رفتار سازمان را بتوان پیش‌بینی کرد. پیش‌بینی‌پذیری نیز سنگ‌بنای هدف‌گذاری است و هدف‌گذاری نیز اساسی‌ترین گام در دستیابی به اهداف است. نقل مشهوری وجود دارد که آن‌چه را نمی‌تواند سنجید، نمی‌تواند مدیریت کرد و لازمه سنجش صحیح وجود فرایند های طراحی شده است.
وقتی یک سازمان یک هدف راهبردی تعیین می‌کند، باید فرآیندهای خود را در جهت رسیدن به آن اهداف توسعه دهد. در این صورت، دوری، نزدیکی یا دستیابی به اهداف را می‌تواند سنجید. در واقع فرآیندها خود مسیر رسیدن به اهداف هستند و حرکت در این مسیر با اصطلاح «اثربخشی» نامیده می‌شود.
فرآیندها افزون بر این مزایا، (در کنار ساختار) خود جزو دارایی‌های نامشهود سازمان‌ها شناخته می‌شود. زیرا می‌توان آن‌ها را نوعی دانش سازمانی نیز دانست. زیرا بدون مستندسازی و بلوغ فرآیندها، هر فرد جدید مسئول آن کار را به روشی متفاوتی انجام می‌دهد. از سوی دیگر برای تعریف خود اهداف سازمانی هم فرآیندهایی می‌تواند وجود داشته باشد. این فرآیندها، که برجسته‌ترین آن‌ها فرآیند برنامه‌ریزی و مدیریت راهبردی است، خود می‌توانند ضامن اثربخشی دیگر فرآیندهای سازمان باشند. این فرآیندها در واقع فرآیندهای توسعه‌ای هستند (در برابر فرآیندهای کنترلی). به‌بیان‌دیگر، این فرآیندها هستند که سبب کارایی (کاهش هزینه‌ها) و اثربخشی (افزایش فایده‌ها) هستند (بهره‌وری یعنی انجام کارای یک کار اثربخش). هرچه توانمندی، بلوغ و رسمی‌شدن فرآیندها در یک سازمان بیشتر باشد، احتمال موفقیت آن در دستیابی به اهداف مختلف و قابلیت اطمینان عملیات مختلف آن در بازه‌های زمانی مختلف بیشتر می‌شود.
امروزه شرکت‌های کوچک، متوسط و استارپ‌آپ ها از تم‌های اصلی گفت‌وگوهای نوآوران و کارآفرینان هستند. آینده‌ی این شرکت‌ها نیز یا بزرگ‌شدن است یا اکتساب و خریده‌شدن از سوی شرکت‌های بزرگ؛ و در هر دوی این سناریوها، این فرآیندها هستند که نخ نامرئی بین فعالیت‌های مختلف شرکت و ارزش‌زای پنهان هستند.
ارزیابی و عارضه یابی فرایندها لازمه‌ی انجام فعالیت‌های بهبود سازمانی است و استفاده از این خدمت موجب بروز نگهداشت، انطباق و بهبود مستمر فرایندهای سازمانی و تداوم رشد بهره‌وری در سامان می‌شود.
برای اطمینان از وجود و درستی فرایندهای مورد نیاز سازمان ناگزیر به پایش، ارزیابی و عارضه‌یابی فرایندهای سازمان هستیم .
ارزیابی و عارضه یابی فرایند های سازمانی به دو روش ارزیابی حضوری و خود ارزیابی صورت می‌گیرد. در ارزیابی حضوری کارشناسان ارزیابی تکچی با حضور در سازمان و انجام مصاحبه‌های مختلف و بررسی مستندات سازمانی ، توانمندی فرایندهای سازمان را اندازه‌گیری می‌کنند. ولی در خود ارزیابی مدیران سازمان در تعامل با پرسشنامه های آنلاین اقدام به سنجش این توانمندی می‌نمایند. اگر چه دقت ارزیابی های حضوری تا حدودی بیشتر از خود ارزیابی می باشد ولی هزینه بسیار پایین خود ارزیابی‌ها این تفاوت را قابل پذیرش می نماید.
بهترین راه دستیابی به فرایند های سازمانی مناسب، انجام خود ارزیابی‌ها توسط خود شرکت و اخذ خدمات تفسیر نتایج بصورت حضوری یا غیر حضوری از کارشناسان مجرب تکچی می باشد.
خود ارزیابی فرایندهای سازمانی :
خود ارزیابی سازمانی خدمتی است که در نتیجه‌ی سال‌ها بررسی، ارزیابی و عارضه‌یابی بیش از 1000 شرکت ایرانی دراندازه ها و صنایع مختلف و با هم‌اندیشی جمعی از کارشناسان ومدیران با تجربه طراحی و ساخته‌شده است.
هدف از این خدمت این است که شرکت های کوچک و متوسط بتوانندخود را بدون نیاز به کارشناس ارزیابی از منظر های مختلف (توسعه راهبرد، مدیریت منابع مالی، مدیریت سرمایه‌های انسانی و...) به‌صورت آنلاین و آفلاین (در اپلیکیشن تِکچی) با پاسخ‌دهی به سوالات تخصصی هر بخش ارزیابی کنند.
این خود ارزیابی ها بر پایه مدل تعالی سازمانی ملی ایران TEM1000 طراحی شده اند. از جمله ویژگی‌های منحصربفرد این مدل ، طراحیِ متناسب آن با سطح بلوغ سازمان‌های ایرانی، سازگاری با فرهنگ ارتباطیِ مدیران ایرانی و همخوانی با شرایط اجتماعی، اقتصادی و سیاسی ایران است.
مزایای استفاده از خود ارزیابی سازمانی :
۱.مقرون به صرفه‌تر بودن نسبت به ارزیابی حضوری برای شرکت‌های کوچک که نیاز به ارزیابی و عارضه یابی سازمانی دارند.
۲. ایجاد تصویر صحیح و ساده از توانمندی فرآیندهای سازمان و شناخت وضعیت فعلی سازمان برای مدیران سازمان
۳.مشاوران ارزیابی سازمانی هم می توانند با استفاده از این ابزار نسبت به ارزیابی توانمندی مشتریان خود اقدام نموده و از نتایج آن برای تحلیل وضع موجود مشتریان خود کمک بگیرند.
خود ارزیابی فرآیندهای مدیریت منابع مالی:
پاسخ‌دهی به نیازهای متنوع و درخواست‌های نامحدود با منبع محدود و اولویت‌بندی رفع نیازها اساسی‌ترین جنبه‌ی مدیریت است. هدف نهایی بسیاری از سازمان‌ها انتفاع مالی است و در همه‌ی سازمان‌ها منابع مالی مانند خون در رگ‌ها اهمیت حیاتی دارد و با سنجش عملکرد مالی در فرآیندهای اصلی در بیشتر مواقع می‌توان ارزیابی نسبتا مناسبی از وضعیت و عملکرد شرکت آورد. منابع مالی در کنار منابع انسانی، برای اجرای هر برنامه‌ای ضروری است. بنابراین تخصیص درست آن در موفقیت سازمان در دستیابی به برنامه‌های مهم و اولویت‌دار شرکت ضروری است. کنترل تخصیص این منابع براساس برنامه، رویکردی است که هم فرآیند و هم خروجی برنامه‌ها کنترل می‌کند.
در خود ارزیابی دسته‌فرآیندهای مدیریت منابع مالی، فرآیندهای بودجه‌ریزی، خزانه‌داری، کنترل و ارزش‌یابی برنامه‌ها بررسی می‌شود. هم‌چنین فرآیندهای حسابداری صنعتی و هزینه‌یابی تولید و ارایه‌ی خدمات ارزیابی می‌شوند. گرچه فرآیندهای حسابداری عمومی و گزارش‌دهی‌های مرتبط با آن معمولا به علت الزامات قانونی به‌خوبی انجام می‌شوند، اما بسیاری شرکتی هنوز فرآیندهای حسابداری مدیریتی بلوغ‌یافته‌ای ندارند؛ گرچه نسبت‌های مالی شاید قدیمی‌ترین شاخص‌های کلیدی عملکردی (key performance indicator) باشد. سازوکار اجرای این فرآیندها نیز مورد ارزیابی قرار می‌گیرد.
با خود ارزیابی بلوغ فرآیندهای مدیریت منابع مالی شرکت خود، علاوه بر اطمینا‌ن‌یابی از عملکرد درست سازوکارهای کنترلی مالی و حسابداری، می‌توانید ارزیابی خوبی از توانمندی مدیریت مالی شرکت خود به دست آورید و در طرح‌های توسعه‌ای خود جنبه‌ی مثبت و فایده‌های طرح‌ها به خوبی بررسی کنید و از بازگشت مالی آن مطمئن شوید. هم‌چنین در اقتصادهای درهم‌تنیده‌ی کنونی، چه بسا در مقاطعی بتوان فعالیت‌های غیرعملیاتی سودده بسیاری را انجام داد؛ داشتن یک مدیریت مالی قوی، اجازه می‌دهد نه تنها منابع مالی موردنیاز طرح‌های توسعه‌ای و عملیاتی به موقع تأمین شود، بلکه حتی منابع بیش‌تری را برای کل سازمان به ارمغان بیاورد.
این نتایج یک بینش کلی در خصوص توانمندی فرایندی سازمان در بُعد انتخاب شده ارایه می دهند و فرایندهای قوی و ضعیف سازمان در این نتایج مشخص می شوند.
شرکت تکچی آماده ارائه خدمات مشاوره اختصاصی خود برای کمک به شرکت ها جهت تفسیر نتایج گزارش های این خودارزیابی می باشد، هم چنین از اینجا می توانید با سایر محصولات و خدمات خودارزیابی جامع، حرفه ای و یکپارچه ما آشنا شوید.
هرگونه سوال، ابهام، نظر، پیشنهاد و انتقاد را می توانید از طریق صفحه تماس با ما مطرح فرمایید.
